Τα toolbox meetings αποτελούν σύντομες συναντήσεις μεταξύ των μελών του πληρώματος. Συνιστούν ένα σημαντικό εργαλείο για την ενίσχυση της ασφάλειας επί του πλοίου, καθώς επιτρέπουν στο πλήρωμα να αναλύσει τους πιθανούς κινδύνους που σχετίζονται με την εκτέλεση μιας ή περισσότερων εργασιών.
Πιο συγκεκριμένα, τα toolbox meetings συνήθως γίνονται καθημερινά στην αρχή της εργάσιμης ημέρας ή πριν από την εκτέλεση πολύπλοκων/επικίνδυνων εργασιών. Πριν από την εκτέλεση των toolbox meetings, ο ανώτερος αξιωματικός της ομάδας (συνήθως υποπλοίαρχος ή Β´ μηχανικός) οφείλει να μελετήσει τις διαδικασίες σύμφωνα με το SMS της εταιρείας, εκδίδοντας τα σχετικά έγγραφα, ώστε να καθορίσει την ατζέντα για το toolbox meeting. Η διάρκεια των συγκεκριμένων συζητήσεων δεν θα πρέπει να είναι μεγαλύτερη από περίπου δέκα λεπτά και συνιστάται η παρουσία όλων των μελών της ομάδας (π.χ. υποπλοίαρχος, λοστρόμος, αντλιωρός, ναύτες και ναυτόπαιδες). Επίσης, κατά την αναλυτική περιγραφή των εργασιών, θα πρέπει να ενθαρρύνεται η ενεργή συμμετοχή όλων, αφιερώνοντας χρόνο για τυχόν ερωτήσεις και επεξηγήσεις.
Για την καλύτερη αποτελεσματικότητα των παραπάνω συναντήσεων, ο υπεύθυνος της ομάδας θα πρέπει να δείχνει τον ανάλογο ενθουσιασμό και θετική ενέργεια, ώστε η ομάδα να εκτελέσει τις εργασίες με σιγουριά και αφοσίωση. Τέλος, κατά τη διάρκεια της εκτέλεσης των εργασιών ή μετά την ολοκλήρωσή τους, ο υπεύθυνος της ομάδας οφείλει να επιβλέψει και να ελέγξει το αποτέλεσμα των εργασιών, ώστε να επιβεβαιωθεί πως πληρούνται οι απαιτήσεις.
